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Checkliste

Planungshilfen für Ihre Veranstaltung

Eine gut geplante und durchorganisierte Feier wirft eine Menge Fragen auf und verlangt logistisches Know-how. Wir beraten Sie von Anfang an bei der Auswahl der geeigneten Speisen, beim Ablauf, beim Service und greifen Ihnen unter die Arme, wo wir nur können. Erste Anhaltspunkte zur Organisation Ihrer Feier finden Sie hier.

 

Veranstaltungsort

Wie finde ich den richtigen Veranstaltungsort?

Der gewählte Veranstaltungsort sollte formal zur Art der Veranstaltung passen. Damit verknüpft ist der Budgetrahmen, die Programmgestaltung und natürlich das Essen.
Wenn Sie einen Veranstaltungsraum ins Auge gefasst haben, z.B. eine Empfangshalle, eine öffentliche Einrichtung, Saal oder Park, so müssen Sie wissen, ob der Ort einen Catering-Service mit einschließt. Manche Einrichtungen haben ihre eigenen Caterer und erlauben keinen externen Zulieferer.
Veranstaltungsorte innerhalb der Rhein-Main-Region stellen für Martha's finest kein Problem dar. Von der Hochzeit in Gelnhausen bis zum Partyservice in Mannheim haben wir alles schon gemacht.

Ist die Veranstaltung in geschlossenen Räumen oder im Freien?

Von dieser Frage sind weitere Entscheidungen abhängig, beispielsweise welches Equipment eingesetzt wird und ob die Speisen - abhängig vom Wetter - kühlt oder warm gehalten werden müssen.
Es ist auch wichtig zu wissen, welche Möglichkeiten an dem von Ihnen gewählten Veranstaltungsort zur Verfügung stehen - z.B. ob eine Küche vorhanden ist.
Sie sollten je nach Größe und Bedeutung der Veranstaltung die Räumlichkeiten bis zu sechs Monaten im Voraus reservieren.

 

Budget

Wie hoch ist das kalkulierte Budget für Ihre Veranstaltung?

Kann der Caterer die gewünschten Leistungen innerhalb dieses Budgetrahmens erbringen?
Manche Caterer verlangen eine Anzahlung. Sofern keine außerordentlichen Anschaffungen notwendig sind und sich der Budgetrahmen für Essen, Getränke und Service unter 5000 Eur bewegt, ist eine Anzahlung bei Martha's finest nicht erforderlich.

Welches sind die Berechnungsgrundlagen?

Sie haben entweder eine bestimmte Anzahl Gäste sie ordern eine bestimmte Anzahl Portionen. Unser Küchenchef ermittelt auf der Grundlage Ihrer Büfett-/Menüvorstellungen ein Pro-Kopf-Preis.
Die im Katalog abgedruckten Preise verstehen sich zzgl. Mehrwertsteuer. In jedem Fall erstellen wir Ihnen einen Kostenvoranschlag, der für einen entsprechend umfangreichen Service preiswerter sein wird als die Summe der Einzelposten.
Zusätzliche Kosten werden nur dann anfallen, wenn außerordentliche Leistungen hinzukommen, z.B. eine erhöhte Personenzahl, Überstunden für die Servicekräfte, etc. Um Ihnen unerwartete Kosten zu ersparen, ist es deshalb für uns notwendig rechtzeitig - d.h. spätestens eine Woche vorher - mit genauen Zahlen arbeiten zu können.

 

Verbindliche Absprachen

Gibt es Vertragsdokumente die ich vor einem Catering unterzeichnen muss?

Für Martha's finest genügt die mündliche Zusage ihrerseits. Eine Terminanfrage und die Einholung eines Angebots verpflichtet weder Sie noch uns, erst wenn Sie uns explizit den Auftrag erteilen.

Muss ich Kündigungsfristen beachten?

Ja, müssen Sie - je früher desto besser! Reservierung bei externen Zulieferern werden früh von uns abgeschlossen und müssen ebenso frühzeitig wieder storniert werden, damit keine Gebühren anfallen. In der Regel werden Equipmenteinkäufe zwei Wochen vor dem Termin getätigt und Lebensmitteleinkäufe eine Woche vorher. Bitte haben Sie Verständnis, wenn wir etwaige Unkosten in Rechnung stellen müssen.

 

Ausstattung und Equipment

Welche Ausstattung wird für die Veranstaltung benötigt?

Wird das Equipment durch den Caterer bereitgestellt oder muss ich eine Drittfirma beauftragen?
Je nach Veranstaltungsgröße müssen viele Ausstattungsaspekte beachtet werden, so z.B. Tische, Stühle, Tischwäsche, Tischdekoration, Geschirr, Besteck, Gläser, Platten und Warmhaltebehälter. Auf unserer Equipmentseite bekommen Sie einen Eindruck darüber, was wir Ihnen zur Verfügung stellen können. Sollten Leihmöbel, -geschirr oder -gläser nötig sein, kümmern wir uns gerne darum. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit unser Equipment vorher zu inspizieren und Absprachen über die Farbgestaltung zu treffen.
(Service ist hierbei ein ganz eigener Aspekt und wird weiter unten noch besprochen.)
Wenn Sie besondere Wünsche haben fragen Sie uns. Gegebenenfalls können wir auch Musiker oder DJs mit der dazugehörigen technischen Ausstattung vermitteln.

 

Menüs

Haben Sie fertige Menüs oder kann ich mir ein Wunschmenü zusammenstellen?

Sowohl als auch! Im Katalog finden Sie Menüvorschläge, Themenmenüs und Büfettkomponenten die sie frei kombinieren können. Vegetarische Ernährung, gesunde, leichte Kost und geprüfte Herkunft unseres Fleisches spielt genauso eine Rolle wie etwaige Allergieverträglichkeit. Selbstverständlich gehen wir auf Ihre spezifischen und noch so ausgefallenen Wünsche ein.

 

Service

Welche Servicemodelle bieten Sie an?

In erster Linie hängt die Art des Service von der Art der Veranstaltung ab. Mögliche Servicemodelle sind Büfett und Tischsservice.

Beim Büfett werden alle Speisen, Getränke und Geschirr auf einer großen Tafel aufgebaut. Die Gäste bedienen sich selbst und begeben sich zum Essen an einen Tisch. Servicepersonal kümmert sich um Aufbau und Bestückung des Büfetts bzw. um Getränkeausschank. Varianten sind ein eingeschränkter Tischservice mit Getränkeversorgung und Abräumen der leeren Teller. Dieser Service eignet sich hervorragen für Personenzahlen von 20 bis 500.

Der Tischservice ähnelt dem Service in einem Restaurant: die Gänge werden fertig portionierte auf Tellern eingedeckt. Der Getränkeausschank erfolgt individuell. Der Tischservice verleiht Ihrem Dinner eine exklusive Note, ist jedoch nur bis zu einer Teilnehmerzahl von ca. 30 - 40 Personen sinnvoll. Eine effektvolle Erweiterung dieses Servicemodells ist z.B. das tranchieren und portionieren der Fleischgerichte durch den Küchenchef live am Tisch.

Bei Stehpartys und Empfängen, bei denen hauptsächlich Fingerfood und Canapés gereicht werden, läuft das Servicepersonal mit Speiseplatten herum und bietet den Gästen direkt an.

Wie viel Servicekräfte benötige ich für meine Veranstaltung?

Eine Faustformel besagt, dass pro 30 Teilnehmer eines Büfetts bzw. 10 bis 20 Teilnehmer eines Menüs eine Servicekraft benötigt wird. Weitere Kräfte agieren im Hintergrund und regeln den Auf- und Abbau, Stewarding und Nachschub.

Gibt es einen Kleiderkodex für das Servicepersonal?

Unser Servicepersonal ist grundsätzlich schwarz-weiß gekleidet - auf Wunsch mit Serviceschürzen.

 

Speisen und Getränke

Verwendet der Catering-Service frische Zutaten, produziert er selbst oder kommen tiefgekühlte Waren zum Einsatz?

Prinzipiell verwenden die Köche von Martha's finest frische Zutaten von ausgesuchten Zulieferern und produziert alle Speisen selbst. Selbstverständlich kommen auch Tiefkühl- und Convenience-Produkte zum Einsatz - zum einen saisonbedingt, zum anderen um Ihnen ein preiswertes und qualitativ hochwertiges Produkt anbieten zu können.

Wie groß sind die Portionen?

Die Portionsgrößen lassen sich nicht in absoluten Zahlen ausdrücken, sind aber in jedem Fall reich bemessen. Wenn Sie Ihren Gästen ein vielfältiges Büfett anbieten möchten, müssen sie nicht davon ausgehen, das jeder Gast von allem Kosten muss oder möchte.
Unser Küchenchef berät Sie gern bei der Auswahl der Speisen und deren Menge.

Kann ich Teile des Büfetts in Eigenleistung erbringen?

Selbstverständlich. Beispielsweise können Sie sich selbst um die Getränke oder Mobiliar kümmern, wenn Sie dies wünschen. Jedoch lohnt sich ein Blick auf unsere Wein- und Getränkeangebote in jedem Fall!

 

Nach der Vernstaltung

Das Catering lief erfolgreich. Die Gäste sind zufrieden. Wie geht es weiter?

Sofern möglich wird das Team von Martha's finest unauffällig das Büfett abbauen und noch am selben Tag abtransportieren. Sollte dies nicht möglich sein, vereinbaren Sie einen Termin, an dem wir das restliche Equipment abbauen und mitnehmen können.
Sie erhalten nach ca. einer Woche von uns die endgültige Rechnung.
Sollten Sie mit einer unserer Leistungen nicht zufrieden gewesen sein, lassen Sie uns das bitte wissen, denn auch wir möchten unseren Service permanent verbessern!

 

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